Công ty có năng lực pháp nhân như thế nào để đủ điều kiện cấp giấy phép lao động

Tư vấn, đánh giá và đưa ra phương án quản trị nhân sự tối ưu nhất, năng lực pháp nhân phụ thuộc vào nhu cầu thực tiễn cần phải có lao động là người nước ngoài trong kinh doanh.

Một công ty đủ năng lực pháp nhân để làm Giấy phép lao động cho người nước ngoài khi và chỉ khi đơn vị đó được thành lập hợp pháp, đang hoạt động ổn định và cấu trúc vị trí công việc đề xuất phải phù hợp tuyệt đối giữa: Ngành nghề kinh doanh của công ty – Chức danh dự kiến – Trình độ, kinh nghiệm của người lao động. Ngoài ra, quy trình hiện hành năm 2026 đã áp dụng cơ chế rút gọn (gộp bước chấp thuận nhu cầu và cấp GPLĐ vào chung một thủ tục).

I: Các điều kiện cấu thành năng lực pháp nhân cụ thể

Căn cứ vào các quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và tài liệu tra cứu danh mục nghề nghiệp Việt Nam, năng lực pháp nhân của doanh nghiệp được chứng minh qua 4 yếu tố cốt lõi:

1. Tính hợp pháp của tổ chức (Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp)

Doanh nghiệp phải có một trong các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân còn hiệu lực:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy chứng nhận đầu tư.
Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc Giấy phép hoạt động đối với các ngành nghề có điều kiện.

2. Sự phù hợp giữa Vị trí công việc và Ngành nghề kinh doanh

Năng lực pháp nhân của công ty không tồn tại chung chung mà gắn liền với phạm vi hoạt động kinh doanh đã đăng ký. Doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng LĐNN vào các vị trí thực sự cần thiết mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được.

Ví dụ: Một công ty chỉ đăng ký ngành nghề "Bán buôn máy móc thiết bị" sẽ không đủ năng lực giải trình tuyển dụng vị trí "Bác sĩ chỉnh hình" hay "Y tá" (vì không có giấy phép hoạt động phòng khám/bệnh viện).

3. Khả năng thực hiện nghĩa vụ tuyển dụng trước (Đối với một số hình thức làm việc)

Căn cứ Mục II Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, đối với các hình thức như thực hiện hợp đồng lao động, tham gia gói thầu/dự án, công ty phải chứng minh đã thực hiện thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển LĐNN trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ nhưng không tuyển dụng được.

4. Năng lực bố trí nhân sự phù hợp với quy định phân loại chức danh

Doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức cho phép tiếp nhận các vị trí theo đúng tiêu chuẩn pháp lý (Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật) quy định tại Điều 3 và Điều 19 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP:

Vị trí Nhà quản lý: Công ty phải có Điều lệ quy định về chức danh quản lý đó hoặc thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp, người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Vị trí Chuyên gia hoặc Lao động kỹ thuật: Công ty phải chứng minh được việc tuyển chọn dựa trên hồ sơ chứng chỉ bằng cấp/kinh nghiệm của người lao động tương ứng với nhóm mã ngành nghề đăng ký.

II: Thủ tục cấp mới GPLĐ cho các vị trí công việc phù hợp

Khi công ty đã đáp ứng đủ năng lực pháp nhân và xác định được nhu cầu, quy trình thực hiện theo thủ tục Cấp mới giấy phép lao động theo quy trình rút gọn gộp chung (không tách biệt bước xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động riêng lẻ như trước đây).

1. Mã chức danh nghề nghiệp (Tham khảo cấu trúc mã nghề)

Tùy thuộc vào ngành nghề của công ty, lĩnh vực làm việc trong hồ sơ phải được ghi cụ thể theo mã nghề cấp 3 (từ mã 171 đến mã 835):

Nhà quản lý / Giám đốc điều hành: Mã cấp 3 thường dùng là 171 (Tổng giám đốc) hoặc 174 (Giám đốc kinh doanh, Người đứng đầu chi nhánh,...).
Chuyên gia: Mã cấp 3 thuộc nhóm chuyên môn bậc cao (Ví dụ: 241 - Nhân viên kế toán/Kế toán trưởng; 222 - Y tá chuyên gia).
Lao động kỹ thuật: Mã cấp 3 thuộc nhóm chuyên môn bậc trung hoặc thợ kỹ năng (Ví dụ: 331 / 431 - Nhân viên kế toán bậc trung; 752 - Kỹ thuật viên chế biến gỗ).

2. Thành phần hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị (Cấp mới)

Căn cứ Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng LĐNN và đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).
Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có đủ điều kiện cấp (còn thời hạn dưới 12 tháng).
Phiếu lý lịch tư pháp của người nước ngoài (cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ).
02 ảnh màu (4x6cm, nền trắng, không đeo kính).
Hộ chiếu còn thời hạn (bản sao chứng thực nguyên quyển).
Giấy tờ chứng minh chức danh (Bằng cấp, Xác nhận kinh nghiệm tương ứng với vị trí Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hoặc Lao động kỹ thuật theo Điều 19).
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (Hợp đồng lao động dự kiến, văn bản cử đi làm việc của công ty mẹ,...).

3. Trình tự thực hiện

Thời gian nộp: Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người nước ngoài dự kiến làm việc.
Phương thức: Nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp GPLĐ.

Lưu ý quan trọng về Thẩm quyền thụ lý hồ sơ năm 2026 (Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP):

Việc xác định cơ quan nộp hồ sơ phụ thuộc hoàn toàn vào địa điểm làm việc/trụ sở của doanh nghiệp:

Tại Hà Nội: Doanh nghiệp có trụ sở ngoài KCN nộp tại Sở Nội vụ cho các trường hợp cấp mới giấy phép/miễn giấy phép lao động, Ủy ban nhân dân cấp phường nơi đặt trụ sở cho các trường hợp gia hạn giấy phép/miễn giấy phép lao động; Doanh nghiệp trong KCN nộp tại Ban quản lý Khu công nghiệp.
Tại TP. Hồ Chí Minh: Doanh nghiệp ngoài KCN nộp tại Sở Nội vụ Thành phố HCM; Doanh nghiệp trong KCN nộp tại Ban quản lý Khu chế xuất và công nghiệp.
Tại các tỉnh/thành phố khác: Cơ quan tiếp nhận và cấp là Sở Nội vụ tỉnh/thành phố đó.

Ngoài ra, khi kê khai hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý rà soát kỹ Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và Danh mục nghề nghiệp Việt Nam để chọn đúng mã nghề cấp 3 phù hợp với văn bằng của người lao động. Mọi sự sai lệch giữa trình độ học vấn (Ví dụ: chỉ có bằng cao đẳng nhưng ghi mã chuyên gia cấp cao) đều dẫn đến việc hồ sơ bị đánh giá KHÔNG ĐẠT và bị từ chối cấp phép.

Liên hệ 0918 967 667 kiểm tra tỷ lệ duyệt hồ sơ giấy phép lao động - GPLĐ (Work Permit) của bạn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ

Hotline hỗ trợ khu vực miền Bắc: 0983.211.216

Mã số thuế: 0108967667

CHI NHÁNH TP HỒ CHÍ MINH - CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hồ Chí Minh: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng (hay Phường 12, Quận 10 cũ)

Hotline hỗ trợ dịch vụ khu vực miền Nam: 0918.967.667

Mã số thuế: 0108967667-002