Doanh nghiệp có trách nhiệm như thế nào khi có người nước ngoài làm việc

Việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam ngoài đáp ứng yêu cầu thủ tục giấy tờ, còn phải dựa trên cơ sở nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được

Khi tuyển dụng và làm thủ tục cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp có trách nhiệm chính trong việc: Xác định nhu cầu sử dụng lao động, cung cấp thông tin trung thực, thực hiện đúng các trình tự thủ tục hành chính về cấp phép, quản lý hồ sơ lao động và báo cáo định kỳ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

I: Dưới đây là các căn cứ pháp lý quan trọng trích dẫn từ các quy định của pháp luật hiện hành:

Điều 6 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 về Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động: "2. Người sử dụng lao động có các nghĩa vụ sau đây: ... d) Thực hiện quy định của pháp luật về lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động...".

Điều 12 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 về Trách nhiệm quản lý lao động: "1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. 2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động...".

Điều 2 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP về Đối tượng áp dụng: "2. Người sử dụng người lao động nước ngoài bao gồm doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, nhà thầu... được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.".

II: Phân tích trách nhiệm cụ thể của doanh nghiệp

Dựa trên các quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trách nhiệm của doanh nghiệp được cụ thể hóa qua các giai đoạn sau:

1. Trách nhiệm trước khi tuyển dụng:

• Xác định vị trí công việc: Doanh nghiệp phải xác định rõ người lao động nước ngoài sẽ vào làm việc tại các vị trí: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hoặc Lao động kỹ thuật theo đúng tiêu chuẩn quy định tại Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Báo cáo giải trình nhu cầu: Doanh nghiệp có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được và giải trình với cơ quan có thẩm quyền (thông tin chi tiết về thủ tục này nằm trong quy trình cấp phép chung của Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

2. Trách nhiệm trong quá trình giao kết và thực hiện thủ tục:

• Cung cấp thông tin: Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin trung thực về công việc, địa điểm, điều kiện làm việc, tiền lương và các chế độ bảo hiểm khi giao kết hợp đồng.
• Thực hiện thủ tục cấp Giấy phép lao động (GPLĐ): Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc. Các giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn).
• Giao kết hợp đồng lao động: Sau khi được cấp GPLĐ, doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

3. Trách nhiệm quản lý và báo cáo:

• Lập và quản lý hồ sơ: Doanh nghiệp phải lập, cập nhật sổ quản lý lao động và lưu giữ các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài.
• Báo cáo định kỳ: Định kỳ báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài cho cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh.

Cảnh báo pháp lý và Xử phạt:

Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định trên, có thể đối mặt với các rủi ro sau:

• Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 59/2026/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về sử dụng lao động nước ngoài (như sử dụng lao động không có GPLĐ hoặc GPLĐ hết hạn) sẽ bị xử phạt nghiêm khắc, thậm chí người lao động có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam.
• Trách nhiệm của người sử dụng lao động: Tại các khu vực đặc thù như Trung tâm tài chính quốc tế, doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ trước ngày 05/12 hàng năm về tình hình lao động, việc làm.