Top 5 sai lầm khi tự làm Work Permit và Visa cho người nước ngoài

Phân tích các lỗi phổ biến dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ hoặc bị trục xuất lao động nước ngoài. Kinh nghiệm từ các chuyên gia tư vấn luật.

Nhiều doanh nghiệp FDI khi mới hoạt động tại Việt Nam thường giao cho bộ phận hành chính nhân sự tự mày mò làm thủ tục cấp Giấy phép lao động (Work Permit) và Visa để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, theo ghi nhận thực tế năm 2026, có đến hơn 40% hồ sơ tự nộp gặp phải các trục trặc từ nhẹ đến nghiêm trọng.

Những sai lầm này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn dẫn đến những khoản phạt hành chính nặng nề, thậm chí là trục xuất lao động. Hãy cùng điểm qua 5 sai lầm phổ biến nhất để doanh nghiệp của bạn không rơi vào "vết xe đổ".

1. Nội dung Bằng cấp và Kinh nghiệm không khớp với Vị trí công việc

Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại ngay từ vòng giải trình nhu cầu.

Sai lầm: Doanh nghiệp tuyển một "Giám đốc kinh doanh" nhưng bằng cấp của ứng viên lại là "Kỹ sư cơ khí" và kinh nghiệm 5 năm làm "Kế toán".
Hệ quả: Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, sự phù hợp giữa chuyên môn đào tạo và vị trí đảm nhiệm là điều kiện tiên quyết. Cơ quan chức năng sẽ từ chối với lý do: "Năng lực chuyên môn không phù hợp với mô tả công việc".
Giải pháp: Cần phải có kỹ thuật "mapping" (đối chiếu) khéo léo trong bản giải trình, làm nổi bật các chứng chỉ bổ trợ hoặc kinh nghiệm thực tế tương đương để thuyết phục cơ quan thẩm định.

2. Chủ quan trong khâu Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization)

Nhiều HR nghĩ rằng chỉ cần dịch thuật công chứng bằng cấp tại Việt Nam là xong. Đây là một sai lầm nghiêm trọng.

Sai lầm: Giấy tờ cấp tại nước ngoài (Lý lịch tư pháp, Bằng đại học, Xác nhận kinh nghiệm) chưa được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao của nước cấp, sau đó là Đại sứ quán Việt Nam tại nước đó (hoặc ngược lại).
Hệ quả: Hồ sơ bị coi là không có giá trị pháp lý tại Việt Nam. Việc gửi chuyển phát hồ sơ đi - về giữa các quốc gia để làm lại có thể mất từ 3-4 tuần, làm lỡ thời hạn nộp hồ sơ và khiến Visa của người lao động bị quá hạn.

3. Quên gia hạn hoặc Gia hạn quá muộn

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa là 02 năm. Tuy nhiên, quy trình gia hạn phải được thực hiện cực kỳ nghiêm ngặt về thời gian.

Sai lầm: Đợi đến khi Work Permit còn 1-2 ngày mới lo làm hồ sơ gia hạn.
Quy định 2026: Hồ sơ đề nghị gia hạn phải được nộp trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn.
Hệ quả: Nếu quá hạn dù chỉ 01 ngày, bạn không được phép gia hạn mà phải làm thủ tục Cấp mới từ đầu. Điều này đồng nghĩa với việc phải giải trình lại nhu cầu sử dụng lao động, khám sức khỏe lại... vô cùng tốn kém và mất thời gian.

4. Sai lệch thông tin giữa các "tầng" hồ sơ (Lỗi logic)

Năm 2026, sự liên thông dữ liệu giữa Cục Quản lý Xuất nhập cảnh - Sở Nội vụ - Cơ quan Thuế đã trở nên chặt chẽ hơn bao giờ hết.

Sai lầm: Tên công ty trên Work Permit và Thẻ tạm trú (TRC) có sai lệch nhỏ (ví dụ thiếu chữ "Vina" hoặc sai địa chỉ trụ sở). Hoặc lương khai báo trên hồ sơ xin Work Permit thấp hơn mức lương tối thiểu vùng quy định cho chuyên gia.
Hệ quả: Khi người lao động đi làm thủ tục tại ngân hàng hoặc quyết toán thuế, các sai lệch này sẽ bị phát hiện. Doanh nghiệp buộc phải làm thủ tục điều chỉnh thông tin – một quy trình "hành chính" mệt mỏi không kém gì làm mới.

5. Bỏ quên báo cáo định kỳ sau khi được cấp phép

Cấp được Work Permit chưa phải là kết thúc trách nhiệm của doanh nghiệp.

Sai lầm: Doanh nghiệp không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ (trước ngày 05/7 và ngày 05/01 hàng năm).
Hệ quả: Theo quy định mới nhất, việc không báo cáo hoặc báo cáo chậm có thể khiến doanh nghiệp bị phạt tiền và bị đưa vào danh sách "theo dõi đặc biệt". Điều này sẽ gây khó khăn trực tiếp cho những lần xin cấp phép cho nhân sự tiếp theo.

Làm sao để doanh nghiệp FDI tránh được những rủi ro này?

Để bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro pháp lý và đảm bảo các chuyên gia có thể tập trung hoàn toàn vào công việc, giải pháp tối ưu là sử dụng Dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp trọn gói.

Tại sao nên chọn chúng tôi thay vì tự làm?

Kiểm duyệt hồ sơ 3 lớp: Chúng tôi kiểm tra tính logic của hồ sơ từ khâu Bằng cấp => Thuế => Visa trước khi nộp.
Cập nhật mẫu biểu 24/7: Luôn sử dụng các mẫu mới nhất theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Mối quan hệ và Kinh nghiệm: Xử lý nhanh các hồ sơ khó, hồ sơ thiếu sót hoặc cần gấp.
Hệ thống nhắc lịch tự động: Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn trước 60 ngày khi Work Permit của nhân sự sắp hết hạn.

Đừng để những sai lầm hành chính làm chậm bước tiến kinh doanh của bạn tại Việt Nam!