Hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý năm 2026

Việc tuyển dụng người lao động nước ngoài giữ vị trí Nhà quản lý tại Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về pháp lý. Đặc biệt, với những cập nhật mới nhất áp dụng cho năm 2026, quy trình xác định cơ quan thẩm quyền và chuẩn bị hồ sơ đã có những thay đổi quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện, chi tiết và chính xác nhất để hoàn thiện hồ sơ cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) một cách nhanh chóng.

1. Nhà quản lý là ai? Điều kiện để được cấp GPLĐ

Theo quy định, Nhà quản lý là người làm việc tại vị trí quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức. Để được cấp GPLĐ tại vị trí này, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các tiêu chuẩn về sức khỏe, lý lịch tư pháp rõ ràng và các giấy tờ chứng minh chức vụ tương ứng.

2. Danh mục hồ sơ chi tiết cho vị trí Nhà quản lý

Dựa trên tài liệu "Điều kiện làm Giấy Phép Lao Động (GPLĐ)", doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

2.1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bảo lãnh

• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư: Đây là tài liệu bắt buộc để chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Điều lệ công ty: Bản sao có đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp.

2.2. Hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài

• Hộ chiếu và Visa: Bản gốc còn thời hạn. Lưu ý cần cung cấp kèm theo 02 ảnh chân dung kích thước 4x6 cm, phông nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
• Quyết định bổ nhiệm chức vụ: Văn bản chính thức của doanh nghiệp ghi rõ vị trí Nhà quản lý.
• Giấy khám sức khỏe: Phải được cấp bởi các cơ sở y tế có thẩm quyền (ví dụ: các bệnh viện trong danh sách cơ sở khám chữa bệnh có yếu tố nước ngoài). Thời hạn của giấy khám sức khỏe không được quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

2.3. Hồ sơ Lý lịch tư pháp Việt Nam (trường hợp không có lý lịch tư pháp nước ngoài)

Đây là phần quan trọng nhất trong hồ sơ. Tùy vào trường hợp cụ thể mà người lao động chuẩn bị theo các mẫu sau:

Các giấy tờ đi kèm khi xin Lý lịch tư pháp:

• Giấy xác nhận tạm trú: Bản gốc có xác nhận chính thức từ cơ quan Công an cấp xã/phường nơi người nước ngoài đang cư trú.
• Hộ chiếu: Bản sao công chứng toàn bộ các trang (nguyên quyển).
• Thẻ tạm trú (nếu có): Bản sao công chứng cả mặt trước và mặt sau.

2.4. Tra cứu mã chức danh cấp 3 cho Nhà quản lý

Việc ghi đúng mã nghề nghiệp trên tờ khai là yếu tố quyết định để hồ sơ được duyệt. Theo Quyết định 34/2020/QĐ-TTg, mã cấp 3 cho vị trí này được xác định như sau:

3. Xác định cơ quan nộp hồ sơ theo quy định 2026

Một trong những điểm mới nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý chính là địa điểm nộp hồ sơ. Việc chỉ định cơ quan thẩm quyền phụ thuộc hoàn toàn vào địa điểm làm việc thực tế của Nhà quản lý:

1. Làm việc tại Hà Nội: Hồ sơ nộp tại Ủy ban nhân dân cấp phường.
2. Làm việc tại Khu công nghiệp (KCN): Hồ sơ nộp tại Ban quản lý Khu công nghiệp của tỉnh/thành phố đó.
3. Các trường hợp còn lại: Hồ sơ được tiếp nhận và xử lý bởi Sở Nội vụ.

4. Quy trình thực hiện chuẩn xác

Bước 1: Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật

Các giấy tờ do nước ngoài cấp (như Lý lịch tư pháp nước ngoài, bằng cấp nếu có) phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao. Sau đó, các tài liệu này cần được dịch thuật sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch tại phòng tư pháp hoặc văn phòng công chứng.

Bước 2: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ

Doanh nghiệp kiểm tra tính thống nhất của thông tin giữa hộ chiếu, giấy đăng ký kinh doanh và các mẫu tờ khai. Đảm bảo các mốc thời gian trên giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp vẫn còn hiệu lực.

Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia để tiết kiệm thời gian. Thời gian xử lý thông thường theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

5. Những lưu ý để tránh bị trả hồ sơ

• Ảnh thẻ: Phải là ảnh mới, không đeo kính màu, lộ rõ hai tai.
• Thời hạn hộ chiếu: Nên còn thời hạn trên 2 năm để thuận tiện cho việc cấp GPLĐ và Thẻ tạm trú sau này.
• Địa điểm làm việc: Phải ghi chính xác và đồng nhất trên mọi giấy tờ để xác định đúng cơ quan thẩm quyền nộp hồ sơ.

Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp Nhà quản lý nước ngoài sớm bắt đầu công việc mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng lao động nước ngoài trái phép.

Nội dung bài viết thuộc chuỗi hướng dẫn thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Chúng tôi là đơn vị tư vấn độc lập, hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo và chuẩn bị các tài liệu liên quan dựa theo hồ sơ khách hàng cung cấp và mẫu hồ sơ theo quy định của pháp luật để phục vụ mục đích kinh doanh. Chúng tôi không phải là cơ quan cấp phép của Chính phủ. Mọi quyết định về việc cấp giấy phép lao động thuộc thẩm quyền của Cơ quan quản lý nhà nước về lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Tư vấn thủ tục làm giấy phép lao động (Work Permit) vui lòng xin liên hệ 0918.967.667

Việc nắm rõ các quy định và chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ sẽ giúp quá trình xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ

Hotline Hà Nội: 0918.967.667

CHI NHÁNH TP HỒ CHÍ MINH - CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hồ Chí Minh: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng (hay Phường 12, Quận 10 cũ)

Hotline Hồ Chí Minh: 0979.924923